|
|
|
הקדמה
הצורך בגיבוש הצעה למבנה ארגוני חדש לקהילה עלה בעקבות הצטרפות החברים החדשים לקיבוץ, המציאות החדשה שנוצרה במקום והצורך להתאים
המבנה למציאות חדשה זו.
הצעה זו גובשה לאחר התנסות בפועל של יותר משנתיים בניהול הקהילה החדשה ולאחר שצוות קודם, שהוקם למטרה זו, לא הצליח להגיע להסכמות ולהשלים את מלאכתו.
הצוות הנוכחי, אשר הורכב חציו מחברים חדשים וחציו מחברים ותיקים, התחיל את עבודתו מתוצרי עבודת הצוות הקודם והציג את הצעתו בפברואר 2009. בעקבות הדיון הראשון בהצעה עלה צורך להשלים במהלך מקדים את המבנה הארגוני של השותפות. מהלך זה הסתיים באישור מבנה השותפות בקלפי וכעת ניתן להחליט על המבנה הארגוני של הקהילה. לאחר אישור המבנה המוצע בקלפי, יבחרו מחדש בעלי התפקידים הרלוונטים ובראשם יו"ר הקהילה שיבוא במקום המזכיר הנוכחי והמערכת תיכנס לפעולה במתכונתה החדשה.
תהליך גיבוש ההצעה התבסס על חקירת המצב הקיים (שיטת הסלמי), הצפת שאלות וסימון הדברים לשימור, שיפור, שינוי או ביטול. התוצר הסופי מציע שרטוט מבנה חלוקת האחריות, הגדרת הכפיפויות, הסמכות ותהליכי קבלת ההחלטות. בניהול התהליך פעל הצוות לגישור בין עמדות ונקבע שאם יתקשה, ישקול חיבור גורם מקצועי חיצוני לתהליך. צורך זה לא עלה עד גמר תהליך גיבוש ההצעה.
הצוות העמיד בפניו את היעדים הבאים אליהם התכוון לשאוף בגיבוש ההצעה:
הצוות העמיד בפניו את היעדים הבאים אליהם התכוון לשאוף בגיבוש ההצעה:
§ רגולציה - על ההצעה לפעול לחיזוק הפן הרגולטורי של הדברים – הקטנת הפער בין ההגדרות הפורמליות לנוהגים ולהתנהגויות הארגוניות בפועל.
§ מענה לצרכי החברים – על חברי הצוות הוטל לייצג ככל הניתן את 'הקולות מהשטח' כולל רגשות, רצונות ומצוקות החברים.
§ רציונליות ויישומיות - על ההחלטות להתכנס למסגרת האילוצים והאפשרויות ליישום בפועל של הדברים.
§ גישור - על ההצעה לתת מענה לצרכים שונים ולגשר על פערים בין אינטרסים מנוגדים.
עם יעדים אלה יצאנו לדרך, שארכה עשרה מפגשים בסוף 2008. להלן מובאת הצעתנו למבנה הארגוני החדש של קהילת קיבוץ רבדים, שאנו מקווים שתהווה בסיס לפעולה איכותית ושירותית, תייצר שקיפות והבנה ברורה יותר של הפעילות הממוסדת ותייצר אמון רחב יותר של החברים במערכת הציבורית.
מאחלים בהצלחה לכולנו,
חברי הצוות:
רווית דורי, גל שופר, יניב אוחנה, אורי לוי, ישראל שירמן, ניתאי קרן
|
|
|
1. מבוא והגדרות
הצעת המבנה הארגוני מתבססת על חזון ו ערכי קהילת רבדים כפי שנוסחו בעבר (נספח א' ו- ב'). מטרת המבנה לתמוך באפשרות לממש חזון וערכים אלו בצורה המיטבית מבחינה ארגונית ותפעולית. גיבוש ההצעה מחייב הפרדה תפיסתית וארגונית בין שני גופים להם קראנו הקהילה והשותפות להלן:
1.1 'הקהילה'
הצעת המבנה מתמקדת בקהילה החדשה הנוצרת ברבדים המורכבת משילוב ושיתוף של חברי הקיבוץ במעמד הרגיל - החברים הותיקים, ושל חברי הקיבוץ החדשים, אלו שנקלטו בתנאים של עצמאות כלכלית. בקהילה החדשה יהיו אלו וגם אלו, הותיקים והחדשים חברים שווי זכויות וחובות ללא הבדלי מין, דת, גזע, וותק או מעמד סטטוטורי. את מבנה הקהילה המוצע אנו מפלחים היררכית לשתי רמות ניהוליות להלן:
1.1.2 המערכת הציבורית – הכוללת את המזכירות והועדות השונות, מורכבת מנבחרי ציבור ותפקידה לעצב מדיניות ולדאוג לבקרה על הביצוע. המערכת הציבורית ברובה פועלת בהתנדבות.
1.1.3 המערכת התפעולית – הכוללת את בעלי התפקידים המועסקים בקהילה בשכר שתפקידם לנהל ולתפעל את כל המערכות אותן מתקצבת הקהילה.
הגדרות נוספות חשובות למבנה הקהילה החדש הן:
1.1.4 הנהלת הקהילה - בראש הקהילה עומדת 'הנהלת הקהילה' ומונח זה מחליף את מונח 'המזכירות' בו השתמשנו לתפקיד זה עד היום.
1.1.5 יו"ר הקהילה – בראש הנהלת הקהילה עומד 'יו"ר הקהילה' שבעבר קראנו לו 'המזכיר'.
1.1.6 מנהל הקהילה – כפוף ליו"ר הקהילה ולהנהלת הקהילה יהיה מנהל הקהילה ומונח זה ימשיך לשמש אותנו בהגדרת מנהל הקהילה כמו היום.
1.2 'השותפות'
המסגרת הקהילתית המוצעת בזאת באה במקום מסגרת הקהילה שהייתה קיימת עד כה והיא דורשת הפרדה והבחנה של כל הפעילויות הקשורות רק לחברי הקיבוץ שאינם החברים החדשים. תחום ההתארגנות העצמאי והבלתי תלוי של החברים שאינם בעצמאות כלכלית יקרא מעתה 'השותפות'. 'השותפות' כוללת מבחינה ארגונית את התאגיד העסקי 'רבדים 2000', את תאגיד החברים 'עתיד רבדים', את שירותי החוב של הקיבוץ לבנקים ולחברים (הסדרי הפנסיה), את הזכויות בקרקע, במכסות, בעסקים ובמבנים וכן את תקציב השותפות הכולל מערכת מיסוי נפרדת ומערכת שימושים (שירותים , עזרה, סבסוד ותמיכה) שאינם קשורים לחברים החדשים. כל חברי 'השותפות' חברים בקהילה ואף אחד מהחברים החדשים בקהילה אינו חבר ב'שותפות'.
1.3 מבנה ההצעה
ההצעה להלן, נוגעת בתפר שבין שתי ההתארגנויות והיא אינה מתייחסת להתארגנות הפנימית של 'השותפות' שהיא עניינם של חברי 'השותפות' בלבד. יחד עם זאת חשוב לציין כי הצמידות וההשקה שבין שתי ההתארגנויות תחייב בעתיד דיאלוג פתוח ושקוף הכולל הקשבה הדדית והתחשבות כדי להבטיח מניעת ניגודי אינטרסים ואפשרות של פגיעה עתידית זה בזה.
ההצעה המוצגת בזאת כוללת הגדרה של העקרונות העומדים בבסיס המבנה המוצע, פירוט הגופים והפעילויות תחת המערכת הציבורית והמערכת התפעולית ושרטוט עץ המבנה המציג ויזואלית את מערכות הקשרים והכפיפויות בין הגופים השונים.
בגיבוש ההצעה לא נכנסנו לניסוח מחדש של הגדרות תפקיד הועדות השונות, הגדרות אלו קיימות, הן נוצרו בעבר בתאריכים שונים וגם התעדכנו בפרקים שונים. הצוות בחן לעומק הגדרות אלו והתייחס אליהן רק בהיבט של השינויים ו/או התוספות הנדרשים, הנגזרים מעקרונות המבנה החדש המוצע.
הצוות ממליץ כי לאחר אישור הצעת המבנה בקלפי ובחירת הועדות מחדש, ישבו אלו על הגדרות תפקידן מחדש כדי לעדכן אותן ולהתאימן ביתר פירוט למציאות החדשה.
|
|
|
2. המלצות צוות המבנה הארגוני להחלטה
לאשר את ההצעה לשנתיים ובעוד שנתיים (תחילת 2011) להעריך מחדש את ההצעה ולשקול שינויים בהתאם.
לפסוק בהצבעה בקלפי לגבי הרכב הנהלת הקהילה – האם יהיה בבחירה ייצוגית ( 4 חדשים ו- 6 ותיקים) או בבחירה חופשית ללא שריון, הבטחת ייצוג והתחשבות בוותק החברים.
לבחור יו"ר לקהילה ולהשלים בחירת כל התפקידים הציבוריים והרכבי הועדות הנדרשים להיבחר מיד לאחר אישור המבנה. הבחירה מותנית ברוב של לפחות 40% מכלל המצביעים (לא מכלל החברים בעלי זכות ההצבעה).
להטיל על הועדות לעדכן ניסוחי הגדרת תפקידן בהתאם למבנה החדש מייד לאחר בחירתן.
לגבש הצעה להקמת קרן לעזרה הדדית בקהילה.
לבחון העברה שיטתית של שירותים מאחריות השותפות לאחריות הקהילה עד סוף 2009.
לבחון הגדלת מקורות הקהילה במקורות נוספים למיסים (עסקים, תשלומים פרטניים, תרומות).
להקים צוות שיבחן את היקפי המשרות הראויות והאפשריות של מנהל הקהילה בתוך חודשיים מאישור המבנה.
לבחון תגמול לרכזי הועדות
|
|
|
3. ערכי ועקרונות המבנה הארגוני
להלן שלושה עשר הערכים ועקרונות הפעולה העומדים בבסיס המבנה הארגוני המוצע. ערכים אלו מהווים את הבסיס לתרבות הארגונית, הניהולית והקהילתית שהיינו רוצים לראות במקום. תרבות התואמת כאמור את חזון ו ערכי רבדים. ערכים אלו מהווים אבן בוחן ואמת מידה להערכת תפקוד המבנה המוצע ויהוו עם אישור ההצעה קווים מנחים לפעולת הגופים ובעלי התפקידים השונים.
2.1 דמוקרטיה ישירה – כל חברי הקיבוץ יהיו שותפים בתהליכי קבלת ההחלטות באמצעות שיתופם בועדות ובשיחות קיבוץ והצבעה בקלפי בנושאים שונים הקשורים לאישור קווי מדיניות ותקציב.
2.2 סמכות ואחריות - לכל גוף ממונה או נבחר יובטח חופש הפעולה להחליט ולבצע בתחומו בכפוף להגדרות התפקיד, הנחיות הגורם הממונה עליו ותוכנית עבודה שגיבש ואושרו בפורום המתאים.
2.3 הגדרות תפקיד - נבחרי הציבור ובעלי התפקידים יפעלו במסגרת הגדרות תפקיד ברורות להן יהיו מחויבים ולפיהן תוערך ותבוקר עבודתם.
2.4 פיקוח ובקרה - כל גוף חייב בדין וחשבון לגוף שמעליו ופועל תחת בקרה של אותו גוף. הגוף המבוקר אינו מבקר את עצמו ואינו בעל זכות הצבעה בגוף המבקר אותו בעניינו.
2.5 אכיפה - בכל תחום מתחומי אחריות הועדות יוגדרו תחומי אכיפה רלוונטיים. לגבי תחומי אכיפה אלו, אחריות הטיפול בבעיות תהיה על הועדות ולא על הנהלת הקהילה. תפקיד הועדות יהיה לגבש המלצות אכיפה ולהפעילן ע"פ הצורך בתאום עם הנהלת הקהילה.
2.6 מקצועיות ושירותיות - בעלי התפקידים ונבחרי הציבור יהיו מחויבים למקצועיות ולגישה שירותית כלפי חברי ומוסדות הקהילה.
2.7 גיבוי - בעלי התפקידים ונבחרי הציבור יהיו זכאים לגיבוי ותמיכה של הממונים עליהם כדי שיוכלו למלא את תפקידם בהצלחה ולא להישאר "לבד במערכה".
2.8 כבוד - בעלי התפקידים ונבחרי הציבור יהיו זכאים ליחס של כבוד משאר חברי הקהילה בהיותם לא רק בעלי תפקידים אלא גם חברים בקהילה.
2.9 שקיפות - תובטח זכות החבר לדעת, באמצעות נוהלי דיווח שוטף והאפשרות להתלונן ולקבל תשובות לפניותיו.
2.10 הדדיות - תהליכי קבלת ההחלטות ייקחו בחשבון את ההבנה שכולנו נשאר לחיות כאן זמן ארוך ביחד ויש לשאוף לדיאלוג, גישור, ניהול הסכמות ופשרה.
2.11 גמישות והתאמה לאפשרויות - גמישות במחשבה ובהפעלה של המערכת הארגונית, במטרה למקסם את יכולת הפעולה תוך התחשבות במגבלות הגודל, התקציב ומוכנות האנשים לפעול ולקחת אחריות.
2.12 פעולה במסגרת קדנציות מוגדרות - משרות שיוגדרו כציבוריות, יפעלו במסגרת הגדרת זמן לקדנציה עם אפשרות להארכה באמצעות בחירה מחודשת.
2.13 השתתפות והתנדבות – פעילות מלאה של מערכת הועדות מותנית במוכנות החברים להשתתף ולהתנדב לעשייה קהילתית על חשבון זמנם החופשי וזאת מתוך כוונה לשתף כמה שיותר חברים בפעילויות השונות.
|
|
|
4. המערכת הציבורית
3.1 כללי
3.1.1 - מסמך זה כולל את הגדרת התפקידים העיקריים של כל ועדה/ענף בקהילה, הרכב ואורך קדנציה ולא יכנס לנהלים ודרכי פעולה מעבר לכך. אלו (למעט השינויים המוצעים) נמצאים כאמור בהגדרת התפקיד הישנות.
3.1.2 - במסגרת השינויים המוצעים יש צורך בשמירה על 'רצף שלטוני' תוך חילופים הדרגתיים של בעלי התפקידים ונבחרי הציבור, כדי למנוע מצב שבו כל נושאי התפקידים מתחלפים באחת.
3.1.3 - את פעילויות המערכת הציבורית ירכזו נבחרי ציבור שיבחרו ברוב של לפחות 40% מכלל המצביעים (לא מכלל החברים בעלי זכות ההצבעה).
3.1.4 - מוגדר כי לגבי נבחרי ציבור, תהליך יזום של סיום תפקיד לפני סוף הקדנציה (תהליך סיום תפקיד) יתאפשר רק ברוב של 66% מכלל המצביעים.
3.2 תהליך קבלת ההחלטות
3.2.1 – לקלפי יגיעו החלטות הנוגעות למדיניות ולאישור התקציב, והחלטות עקרוניות או כל החלטה שהנהלת הקהילה תחשוב שנכון להביא לקלפי.
3.2.2 - כל הצעת החלטה הדורשת הצבעה בקלפי תגיע לשולחן הנהלת הקהילה.
3.2.3 - הנהלת הקהילה תכין את הנושא לדיון ציבורי בשיחה ולהצבעה בקלפי.
3.2.4 – כל חבר יכול לעלות בקשה לדיון בכל נושא בפני הנהלת הקהילה.
3.2.5 - הנהלת הקהילה רשאית לדחות נושאים שאינם ראויים לדעתה לדיון ציבורי.
3.2.6 - חבר שבקשתו לדיון נדחתה יכול לכפות על הנהלת הקהילה כינוס שיחת הקיבוץ באמצעות הגשת בקשה לכינוס השיחה החתום ע"י 20% מחברי הקיבוץ.
3.3 מעמד מוסדות הקהילה בקשר עם השותפות
למוסדות וועדות הקהילה אין סמכות החלטה על מוסדות השותפות אך יש להן מעמד מייעץ מחייב. כלומר, על מוסדות השותפות, בעניינים הנוגעים לאחריות ועדות הקהילה, לשתף בתהליכי קבלת ההחלטות את ועדות הקהילה במעמד של גורם מייעץ.
3.4 מוסדות הקהילה
3.4.1 השיחה
§ שיחת קיבוץ הנה פורום לדיון ציבורי בלבד ואינה פורום לקבלת החלטות.
§ החלטות הקיבוץ הנידונות בשיחה מתקבלות בקלפי.
§ השיחה מתכנסת באחריות הנהלת הקהילה או בדרישה של 20% מכלל החברים.
3.4.2 הנהלת הקהילה
§ הנהלת הקהילה נוטלת גם את סמכויות ועד האגודה השיתופית וגם את סמכויות הועד המקומי ומכהנת בסמכות של 'זהות ועדים' (ר' נספח ג').
§ יו"ר האגודה השיתופית יוכל להיות רק חבר 'השותפות' - כאשר יו"ר הקהילה הנבחר הוא חבר 'השותפות' הוא ישמש גם כיו"ר האגש"ח, כאשר יו"ר הקהילה הנבחר אינו חבר 'השותפות', תבחר 'השותפות' חבר מטעמה שישמש פורמלית כיו"ר האגש"ח ויפעל בכל השאלות הקשורות לקהילה ע"פ הנחיות הנהלת הקהילה.
§ תפקיד הנהלת הקהילה להנהיג את הקהילה, לנהל את ההסכמות ואת תהליכי קבלת ההחלטות, ולהבטיח תפקוד תקין של כל המערכות הנבחרות והמתוקצבות של הקהילה הנמצאות תחתיה.
§ במסגרת תפקידה על הנהלת הקהילה לכנס את שיחת הקיבוץ על פי הצורך, לדאוג לניהול תקין של הפרוטוקולים של הקיבוץ ולדאוג לקיום תקנון הקיבוץ.
§ בהנהלת הקהילה ישבו 11 חברים ע"פ החלוקה הבאה:
1. יו"ר הקהילה – נבחר בקלפי
2. מנהל הקהילה - ממונה
3. נציג רבדים 2000 - ממונה
4. 4 רכזי הועדות המרכזיות - נבחרים לתפקידם בקלפי
5. 4 נציגי ציבור - נבחרים בקלפי
§ יו”ר הקהילה ורכזי הועדות ימונו לקדנציה של 4 שנים עם אופציה לבחירה מחדש בתום הקדנציה.
§ נציגי ציבור – חברי הנהלת הקהילה יבחרו לקדנציה של שנתיים עם אופציה לבחירה מחדש בתום הקדנציה. כלל זה תופס גם לגבי חברי שאר הועדות.
§ הרכב - בנושא זה עלו שתי חלופות לדיון להלן:
1. בחירה ייצוגית - תובטח ייצוגיות של 4 חברים חדשים ו-6 חברים ותיקים בהנהלת הקהילה. איוש משרות רכזי הועדות יקבע ע"פ למי וכמה מקומות יש לשריין בתהליך הבחירה.
2. בחירה חופשית – חברי הנהלת הקהילה יבחרו מכלל החברים חדשים וותיקים ללא שריון, הבטחת ייצוג והתחשבות בוותק החברים.
§ הרכב המזכירות השיתופית – תיתכן חברות כפולה של חבר ותיק במזכירות השיתופית ובהנהלת הקהילה. התשובה לשאלה האם תהיה זהות בין חברי הנהלת הקהילה הקהילתית לשיתופית תוכרע ע"י חברי השותפות.
3.5 ועדת ביקורת – תוספות למסמך הקיים – ר' נספח ד'
§ קדנציה – כמו הנהלת הקהילה.
§ פעילות הועדה הוסברה ולא נשמעו הערות לאופן התפקוד הקיים.
§ לא נרשמו הערות למסמך הגדרת התפקיד .
§ הועדה תציג תוכנית ביקורת שנתית לשיחת הקהילה וכן את תוצאות הביקורת של השנה החולפת.
3.6 ועדת קלפי – תוספות למסמך הקיים – ר' נספח ה'
§ קדנציה – כמו הנהלת הקהילה.
§ הרכב – 3 חברים.
§ ישיבה בקלפי בזמן ההצבעה – מספיק אדם אחד, לא חייב להיות חבר ועדה.
§ ספירת הקולות – לפחות שני חברי ועדה יושבים בספירת הקולות.
§ ייפוי כוח:
o בני זוג יוכלו להצביע בשם בני זוגם.
o בהעדר שני בני הזוג מהקיבוץ ניתן יהיה להצביע בהגשת טופס חתום (אפשר גם במייל) לרכז ועדת הקלפי עד יום לפני ההצבעה.
o מי שנוכח בקיבוץ בזמן ההצבעה לא יוכל להצביע דרך המייל.
o בטופס יוגדרו הסעיפים הבאים: נושא ההצבעה, ההצבעה המבוקשת, סיבת ההיעדרות, חתימה.
o הטופס יצורף לפתקים בעת הספירה.
o את הטופס ניתן יהיה לקבל בהנהלת הקהילה או להוריד מהאתר.
o תיבחן רכישת מערכת הצבעה אינטרנטית.
3.7 ועדת תקציב
§ ועדת תקציב תהיה כפופה להנהלת הקהילה ותהווה גורם מקצועי המייעץ לה בתחום תקציב הקהילה וגורם שותף ומסייע בגיבוש מידניות ותכנית העבודה של הקהילה.
§ תפקיד הועדה גיבוש הצעת תקציב לדיון בהתאם לתוכניות הנהלת הקהילה ופניות החברים וכן פיקוח ובקרה על יישום התקציב במהלך השנה.
§ מנהל הקהילה יהיה אחראי לטפל בבעיות הגביה ולגבש המלצות אכיפה בפני הנהלת הקהילה במקרה הצורך.
§ ועדת תקציב יושבת במבנה הארגוני כגוף מטה של הנהלת הקהילה.
§ את התקציב מציגה לקיבוץ הנהלת הקהילה.
§ הרכב הועדה – יו"ר נבחר ציבור, גזבר, מנהל הקהילה ו- 4 נציגי ציבור.
§ קדנציה – כמו הנהלת הקהילה.
3.8 ועדת תכנון – תוספות למסמך הקיים - ר' נספח ו'
§ תפקיד הועדה לגבש תוכניות והנחיות תכנון ובניה בקיבוץ, לאשר תוכניות פיתוח ובניה ולפקח על הביצוע של המוסדות והחברים בשטח המגורים, ולהיות מעורבת כגורם מייעץ בתוכניות המשק.
§ נושאים שבאחריות הועדה – תכנון, נוי, ובטיחות.
§ הרכב הועדה:
o גודל הועדה 9-11 חברים.
o ההרכב כולל יו"ר נבחר, איש מקצוע, 4-6 נציגי ציבור וחברים כמשקיפים רכז תחזוקה, רכזת נוי ומלוה בניה/ פיקוח.
3.9 ועדת חינוך – תוספות למסמך הקיים - ר' נספח ז'
§ תפקיד הועדה לגבש מדיניות ואמירה חינוכית בקהילה, לאשר את תוכניות העבודה של מערכות החינוך בקיבוץ, וכגורם מקצועי להנחות, לתמוך, לפקח ולבקר את פעילותן.
§ הועדה הינה ועדה מקצועית המייצגת את אינטרס הקהילה הרחב ולא את אינטרס ההורים מחד או אינטרס מערכות החינוך מאידך.
§ נושאים שבאחריות הועדה – הגיל הרך, החינוך המשלים, הנעורים.
3.10 ועדת תרבות
§ תפקיד הועדה לקדם את הפעילות התרבותית ואת המפגש החברתי בקיבוץ, בהתבסס על תוכנית עבודה שנתית מתוקצבת.
§ אחריות הועדה לפעילות התרבותית בקיבוץ תתבסס על ריכוז פעילות התנדבותית של חברי הקהילה.
§ הועדה תפעיל רכז תרבות בשכר.
3.11 הועדה לאיכות הסביבה
§ תפקיד הועדה לקדם את הטיפול באיכות הסביבה בקיבוץ באמצעות הגברת המודעות והחינוך לנושא, גיבוש מדיניות ארוכת טווח לשיפור איכות הסביבה, גיבוש וניהול תוכנית עבודה שנתית מתוקצבת, פיקוח, בקרה וניטור מפגעים.
§ הועדה תהיה אחראית ברמת המדיניות גם לטיפול בנושא התברואה והכלבים והחתולים.
3.12 קרן לעזרה הדדית – ר' נספח ח'
§ הצוות ממליץ לקיים קרן לעזרה הדדית בקהילה כחלק אינטגראלי ממהות הקהילה.
§ ההשתתפות בקרן תהיה חובה על כל חברי הקהילה.
§ יוקם צוות שיגבש חלופות ליצירת קרן חדשה בתאום עם הקרן הקיימת היום.
§ הקרן לעזרה הדדית תמוקם במבנה הארגוני במעמד של ועדה בלתי תלויה בהנהלת הקהילה.
§ מוצע כי רכז הקרן לא יהיה חבר קהילה, כדי להקל על ההתמודדות הפרטנית מול החברים.
3.13 צוות קליטה
§ תפקיד הצוות לגבש את תהליכי המיון, הקבלה והקליטה וללוות את הנקלטים משלב המיון והקבלה ועד השתלבותם בקהילה באמצעות הפעלת רכז קליטה.
§ עבודת הרכז תמומן מדמי הקליטה שישלמו הנקלטים.
§ הצוות הוא צוות המתכנס ופועל ע"פ הצורך ובהתאם לדרישות.
§ הצוות כפוף להנהלת הקהילה ורכז הקליטה הינו מינוי של הנהלת הקהילה.
3.14 ביטחון
§ לנושא זה לא תהיה ועדה, אלא יהיה בעל תפקיד שיוגדר כאחראי על הביטחון, שיהיה כפוף כזרוע תפעולית למנהל הקהילה.
§ תיק הביטחון בהיבט הציבורי שלו יהיה באחריות הנהלת הקהילה.
3.15 צוות מכרזים
§ הנהלת הקהילה תפעיל צוות מכרזים שיכלול רכז צוות, מנהל קהילה, מנהלת מש"א (בהשאלה מהשותפות), והאחראי הישיר על התפקיד שבמכרז.
§ תפקיד הצוות יהיה לנהל תהליך הפקת מכרז, מיון המועמדים ובחירה, שיהיה מנוהל מקצועית ושקוף ציבורית.
§ צוות המכרזים יהיה כפוף להנהלת הקהילה.
§ מכרזים יוצאו לרכזי מחלקות בקהילה.
|
|
|
5. המערכת התפעולית
4.1 מנהל הקהילה
§ מנהל הקהילה אחראי על הפיקוח והבקרה התקציבית בכל פעילויות הקהילה, על ליווי הניהול השוטף ועמידה ביעדים של כל הפעילויות הכפופות אליו ישירות ועל ליווי תקציבי של מערכות החינוך.
§ אחריות מנהל הקהילה מתחלקת כדלהלן:
o תקציבית ותפעולית – אחזקה, נוי, איכות הסביבה, ספריה, דואר, בטיחות, ביטחון.
o תקציבית – מערכות החינוך וועדת ותיקים.
o תפעולית (אחריות לקבלת השירות) – תקשורת, בריכה, כלבו, הנה"ח, ביטוח.
שירותים אלו מנוהלים ע"י השותפות או רבדים 2000 ומנהל הקהילה אחראי לאיכות השירות בהם כלפי חברי הקהילה.
4.2 אחזקה (מים, ביוב, כבישים ומדרכות, אחזקת מבני ציבור, תאורת רחוב)
§ בבעיות שוטפות הכתובת היא מנהל האחזקה הכפוף למנהל הקהילה.
§ בכל פעולה ביצועית שמעבר לשוטף האחריות היא של מנהל הקהילה.
§ מנהל הקהילה אחראי תפעולית ותקציבית על מנהל האחזקה.
§ מנהל הקהילה מנחה את מנהל האחזקה על המטרות והיעדים, מאשר את תוכניות העבודה שלו ומבקר את הביצוע.
§ מנהל האחזקה ומנהל הקהילה מחויבים להיעזר ע"פ הצורך בועדת תכנון לכל ההיבטים התכנונים.
4.3 נוי
כמו אחזקה.
4.4 חצר (נקרא עד כה איכות הסביבה)
§ אחריות על ניקיון החצר, תברואה, כלבים וחתולים.
§ תכנון ובקרה באחריות הועדה לאיכות הסביבה.
4.5 חינוך (גיל רך, חלומי, נעורים)
§ האחריות המקצועית על המערכות הנה של ועדת חינוך.
§ האחריות התפעולית על המערכות הנה של רכז כל פעילות.
§ האחריות התקציבית על המערכות הנה של מנהל הקהילה.
|
|
|
|
7. ריכוז ההמלצות
המלצות לגבי המבנה הארגוני
§ מוצע לאשר את ההצעה המוגשת בזאת למבנה הארגוני ולהפריד בין הפן הציבורי לפן התפעולי, כאשר הפן הציבורי בא לידי ביטוי בועדות שהן נבחרות ציבור והפן התפעולי בא לידי ביטוי בממלאי תפקידים הממונים על בסיס מקצועי (כמובן שגם מהועדות מצופה לפעול בצורה מקצועית).
§ מוצע לאשר את ההצעה לשנתיים ובעוד שנתיים (תחילת 2011) להעריך מחדש את ההצעה ולשקול שינויים בהתאם.
§ מוצע לפעול להקמת קרן לעזרה הדדית המשותפת לכל חברי הקהילה.
§ הצוות ממליץ כי לאחר אישור הצעת המבנה בקלפי יתקיים נוהל בחירה מחודש של כל בעלי התפקידים הציבוריים הנדרשים להיבחר וכי לאחר השלמת הבחירה והפעלת הועדות ישבו הועדות על הגדרות התפקיד מחדש כדי לעדכן אותן ולהתאימן ביתר פירוט למציאות החדשה.
המלצות לגבי התפר שבין השותפות לקהילה
§ מוצע כי מערכת הגיל הרך תעבור לאחריות ניהולית ותקציבית של הקהילה, תוך תשלום שכ"ד לשותפות ולקיחת אחריות תקציבית מלאה על יתרות וגירעונות המערכת. על העברת האחריות לקהילה להתבסס על הסכמות וסיכומים ברורים ומפורטים בין השותפות לקהילה.
§ מוצע לבחון העברת שירותים נוספים (כלבו, בריכה) מאחריות השותפות לאחריות הקהילה.
§ מוצע לבחון הגדלת מקורות הקהילה במקורות נוספים למיסים (עסקים, תשלומים פרטניים, תרומות).
המלצות לגבי משרות בעלי תפקידים
§ מוצע לבחון את היקפי המשרות הראויות והאפשריות של המזכיר ומנהל הקהילה. הצוות נחלק בדעתו לגבי היקף משרת מנהל הקהילה האם צריך להישאר בחצי משרה על הקהילה והשותפות כמו היום או לעבור למשרה מלאה בקהילה בלבד.
§ עם אישור המבנה הארגוני החדש יש לפעול להעמדת התפקידים הציבוריים לבחירה, ופתיחת תפקידי התפעול בקהילה למכרז בעת הצורך.
§ מוצע לבחון תגמול מסוים לכל רכזי הועדות.
בהצלחה
|
|
|
|
|
|
